Taakbalk
E-mail netiquette
Gebruik steeds je studentenmail, en niet een ander e-mailadres, voor je correspondentie met docenten, assistenten, secretariaatsmedewerkers en studenten. Je studentenadres is nl. duidelijk opgebouwd, en geeft meteen duidelijke informatie over wie je bent, in tegenstelling tot Hotmailadressen zoals Nicky55@hotmail.com of LonelyCowboy@hotmail.com. Bovendien heeft je studentenmailaccount een erg grote opslagcapaciteit, in tegenstelling tot bv. je Hotmail-inbox. De kans dat je studentenmailbox vol geraakt, waardoor bepaalde berichten niet ontvangen kunnen worden, is dus klein.
Als je e-mail niet gecodeerd wordt doorgestuurd, ga dan ervan uit dat deze mail niet veilig is. De informatie die je verstuurt gaat de hele wereld rond, en kan eventueel ook door anderen gelezen worden.
Het gebeurt soms dat je verschillende nieuwe ongelezen mails hebt, enthousiast de eerste mail leest en beantwoordt, om daarna een andere mail van diezelfde afzender te vinden met de boodschap 'Laat maar', of 'Sorry, niet nodig'. Lees dus eerst alle mailonderwerpen voordat je de mails begint te lezen en te beantwoorden.
Eén van de grootste voordelen van e-mail in vergelijking met normale post is de snelheid waarmee men kan communiceren. Check daarom regelmatig je mailbox en antwoord zo snel mogelijk. Heb je geen tijd om op de vraag van de zender te antwoorden, stuur hem of haar dan zeker altijd een kort bericht met de boodschap dat je binnen x aantal dagen terug contact zal opnemen, zodat de zender weet dat je de e-mail ontvangen hebt.
Net zoals bij persoonlijk contact, is de eerste indruk bij het lezen van een mail erg belangrijk. Let dus op taal- en typfouten, en lees je mail altijd na voor het versturen. Zorg ook voor voldoende witregels, om de leesbaarheid van je e-mail te verhogen. Gebruik een aangepaste stijl en zorg voor een duidelijke inleiding en afsluiting.
De stijl van en e-mail hangt af van verschillende gegevens, waaronder de relatie tussen zender en ontvanger (vriendschappelijk, hiërarchisch, onbekenden, ...), de inhoud (officiële boodschap, informele mededeling, ...) en de voorgeschiedenis van het bericht (nieuw bericht, tweede reply, ...). Wanneer een student dus naar een docent mailt, zal de stijl van de mail veel formeler zijn dan wanneer hij/zij naar een bevriende studiegenoot mailt. Een formele e-mail lijkt qua opbouw en taalgebruik bijna volledig op een zakelijk brief, met een aangepaste aanspreking en afsluiting. Tutoyeer dus niet automatisch, maar gebruik de u-vorm in dezelfde gevallen als met normale briefwisseling. Afkortingen en smileys kunnen gerust gebruikt worden in een informeel bericht naar een familielid of vriend, maar niet naar een professor of werkgever. Naar gelang van hun eigen voorkeur kan je bepaalde assistenten wat informeler toespreken, maar blijf steeds beleefd en gebruik altijd een aanspreking en afsluiting.
E-mail is een vorm van schriftelijke communicatie, en niet-verbale uitdrukkingswijzen, zoals intonatie, gezichtsuitdrukkingen en gebaren ontbreken. E-mailberichten kunnen daardoor verkeerd begrepen worden door de bestemmeling. Wees daarom voorzichtig met humoristische of sarcastische opmerkingen, die kunnen leiden tot misinterpretaties.
De term 'flaming' wordt in het internetjargon gebruikt voor verhitte, kwetsende e-mailberichten vol scheldwoorden en persoonlijke aanvallen. Schrijf zelf geen 'vlammende' mails en reageer kalm als je zelf zo'n bericht krijgt. Blijf steeds beleefd. Ben je ontzettend boos om een bepaald voorval, dan kan je eventueel je frustraties kwijt in een mail, maar verstuur deze pas nadat je het bericht op een kalmer moment hebt nagelezen en je de eventueel kwetsende passages hebt verwijderd.
Stuur liever twee of meer mails, i.p.v. één lange mail met verschillende onderwerpen. Veel gebruikers archiveren namelijk hun mail op basis van het onderwerp. Geef dit onderwerp ook duidelijk aan. Stuur nooit een mail met een blanco onderwerpveld of met een te algemeen onderwerp, zoals 'vraagje' of 'mededeling'. Duidelijke onderwerpen zijn bv. 'Afmelding examen geschiedenis van de nieuwe tijd' of 'uitnodiging vergadering studentenkring'.
Net zoals bij brieven beschikt men over een hele reeks aanspreekvormen, van heel informeel tot uiterst beleefd. Gebruik bij het mailen naar een docent altijd een vrij formele aanspreking, liefst 'Geachte professor', en gebruik zeker nooit aansprekingen zoals 'hoi'. Ook andere personeelsleden, zoals assistenten en secretariaatsmedewerkers, spreek je best formeel aan, tenzij je met hen reeds veel contact hebt gehad en hen met hun voornaam mag aanspreken. In dit laatste geval kan je eventueel een vorm zoals 'Beste Lieve' gebruiken.
Een formeel bericht start je met een identificatie van jezelf, tenzij de ontvanger je reeds kent. Wanneer je als mailt naar een docent of andere medewerker, vermeld je altijd je studierichting en -jaar. Ook het vak waarop je vraag betrekking heeft haal je best aan, want een docent of assistent geeft/begeleidt meestal verschillende vakken. Voor vragen i.v.m. Toledo is het ook steeds aan te raden om je m-nummer te vermelden, zeker als je een veelvoorkomende naam hebt.
To: ilse.depre@arts.kuleuven.be
From: anja.peters@student.kuleuven.be
Subject: Toegang Toledocommunity Kunstwetenschappen en vak Geschiedenis ME
Beste mevrouw Depré
Mijn naam is Anja Peters (m0367567), ik ben een studente kunstwetenschappen (eerste kan)
en heb enkele vragen i.v.m. Toledo.
Ik heb geen toegang tot de monitoraatscommunity 'Kunstwetenschappen'op Toledo. |
De afsluitingszin moet steeds in overeenstemming zijn met je aanspreking. Een e-mail openen met 'Geachte heer Beckers' en eindigen met 'Tot ziens' kan dus niet. Formele e-mails sluit je af met 'Met vriendelijke groeten' of eventueel zelfs met 'Met de meeste hoogachting', net als een gelijkaardige brief. Wanneer men iemand om een gunst vraagt, is een afsluiting als 'Alvast bedankt' ook gepast. Mails naar vrienden kunnen gerust met minder formele afsluitzinnen beëindigd worden.
Een signature is een vast stukje tekst, onderaan een mail, dat de naam en contactgegevens van de afzender bevat. In de meeste mailprogramma's (Webmail, Eudora, Outlook) kan men deze gegevens één keer invoeren, en de computer vragen om elke nieuwe mail automatisch van deze signature te voorzien. De ideale signature is best max. 4 regels lang, en bevat de naam van de afzender, de naam van het bedrijf en de positie van de afzender, ev. ook een telefoonnummer. Adresgegevens kunnen in bepaalde gevallen ook nuttig zijn, maar worden vaak als overbodig bestempeld, vermits de communicatie via e-mail verloopt.
Signatures worden best voorafgegaan door twee liggende streepjes en een spatie (-- ). Op die manier herkennen bepaalde mailprogramma's de daaropvolgende tekst als een signature.
--
Anja Willems awillems@bevaca.com |
--
Peter De Brock
ICT Consultant Networks Inc.
Tel.: +32 2 453 67 54
http://www.networks.com |
Studenten vermelden minstens hun volledige naam, studierichting en -jaar.
--
Liesbeth Van Hogenberghe |
Wanneer woorden volledig in hoofdletters getypt worden, komt dit volgens de netiquette overeen met schreeuwen. Doe dit dus niet.
Wees altijd kort en bondig in een e-mail, en vermijd herhalingen. Schrijf nooit ellenlange berichten. Indien je toch een zeer lange boodschap moet versturen, waarschuw de bestemmeling hier dan voor via een opmerking in het onderwerpveld: WAARSCHUWING: HEEL LANG BERICHT.
Net zoals een werknemer niet onmiddellijk naar de hoogste baas mailt voor elk klein probleem, val je als student niet telkens de docent lastig voor vragen en problemen die door anderen (secretariaat, monitor, ombuds) kunnen worden opgelost. Denk altijd eerst na wie je probleem het snelst en best zou kunnen oplossen, en stuur liefst ook geen mail naar verschillende personen tegelijkertijd. Dat zorgt er enkel voor dat meerdere mensen kostbare tijd verliezen, terwijl één van hen je ook had kunnen helpen.
De meeste mailprogramma's bieden de optie om een return receipt te krijgen. Zo kan je weten of je mail effectief door de bestemmeling is gelezen. Veel mensen zien dit echter als een inbreuk op hun privacy.
Verstuur mail in platte tekst en niet in een html-opmaak. Veel ontvangers kunnen dit laatste immers niet lezen en krijgen dan vreemde codes en tekens op hun scherm. Gebruik ook geen embedded objects (afbeeldingen) in je mailbericht zelf. Stuur benodigde afbeeldingen mee als attachment aan een mail, maar niet in de tekst zelf.
Binnen een mailbericht kunnen asterisken gebruikt worden om een bepaald woord of een zin te *benadrukken*. Om een (boek)titel aan te geven, wordt normaal in e-mails underscores (_) gebruikt voor en na de titel.
To: inge.willems@student.kuleuven.be
From: anja.peters@student.kuleuven.be
Subject: Verplichte literatuur iconografie
Beste Inge
Voor het vak iconografie moeten we als verplichte literatuur het boek _De beeldtaal |
Sommige mails zijn gericht aan een hele groep mensen. Wanneer je op zo'n mail antwoordt, let er dan op dat je mail enkel naar de afzender van de oorspronkelijke mail verstuurd wordt, en niet naar alle anderen, tenzij dit nuttig kan zijn. E-mailprogramma's maken een onderscheid tussen 'Reply' en 'Reply all'. In het eerste geval krijgt enkel de afzender van de oorspronkelijke mail jouw antwoord.
Als men antwoordt op een e-mailbericht, kan men de oorspronkelijke tekst behouden, wat citeren of quoten genoemd wordt. Dit kan nuttig zijn, maar doe dit met mate. Wanneer twee mensen heen en weer mailen, en telkens de volledige berichten behouden, leidt dit tot ellenlange onoverzichtelijke mails.
Behoud dus enkel de zinvolle delen van een bericht, bv. om de context te situeren of om de vragen aan te geven waarop je een antwoord geeft. De aanhef, afsluiting en ondertekening van een bericht zijn niet altijd relevant, en kunnen dus bij een reply onmiddellijk verwijderd worden. Plaats eventueel een inleiding (naam en datum) boven de geciteerde tekst en zet een citatieteken (>) voor elke regel. De meeste e-mailprogramma's doen dit trouwens automatisch. Indien het oorspronkelijke bericht verschillende vragen bevat, antwoord dan tussen de geciteerde tekst door.
To: anja.peters@student.kuleuven.be
From: ilse.depre@arts.kuleuven.be
Subject: Re: Toegang Toledocommunity Kunstwetenschappen en vak Geschiedenis ME
Op 10 maart schreef Anja Peters (anja.peters@student.kuleuven.be) |
Stuur enkel berichten door als de bestemmeling baat heeft met de boodschap. Knip liefst niet in de oorspronkelijk tekst, maar behoud die zoveel mogelijk.
Doorgestuurde berichten kunnen in vier grote groepen verdeeld worden: nuttige informatie, moppen, kettingbrieven en viruswaarschuwingen:
- Nuttige informatie: informatie over leswijzigingen, tentoonstellingen, lezingen, en andere evenementen worden vaak doorgestuurd, zonder problemen te veroorzaken.
- Moppen: stuur moppen enkel door naar vrienden en familieleden die hiermee akkoord zijn. Pas op met mails vol afbeeldingen of powerpointbestanden. Deze nemen heel wat plaats in, en kunnen ervoor zorgen dat de bestemmeling geen andere (belangrijkere) mail kan ontvangen.
- Kettingbrieven: elke mail die je vraagt om een bericht door te sturen naar je vrienden of je hele adressenboek is een kettingbrief. Ook mails waarin een ouder vraagt om het bericht te forwarden, omdat ze op die manier geld krijgen van de provider voor hun zieke kind, zijn niet echt! Een provider kan dit niet nagaan en zal nooit geld sturen omdat een bericht werd doorgestuurd. Ook dit zijn kettingbrieven, die gebruik maken van emotionele chantage. Val er dus je vriendenkring niet mee lastig! De mail waarin men beweert dat je Hotmail-adres zal verwijderd worden, tenzij je naar iedereen in je adressenboek een mailtje stuurt is eveneens vals. Stuur nooit kettingbrieven door, dit leidt enkel tot een overbelasting van het e-mailverkeer!
- Viruswaarschuwingen (hoaxes): wanneer iemand je een viruswaarschuwing stuurt, is dit bijna steeds een hoax of grap. Stuur dus nooit zulke waarschuwing verder door, en verwijder geen bestanden op je pc omdat deze file volgens de mail een virus zou bevatten. Heel wat websites bevatten lijsten met overzichten van hoaxes.
To: anja.peters@student.kuleuven.be From: inge.willems@student.kuleuven.be Subject: BELANGRIJK: viruswaarschuwing Beste Anja Ik kreeg net de boodschap dat mijn adresboek geïnfecteerd kan zijn door een virus. Deze wordt niet gedetecteerd door de Norton of McAfee antivirus scanners. Het wordt automatisch doorgestuurd naar al je contacten of men nu wel of niet een email stuurt. Ik heb het gecontroleerd en het gevonden in "c:\windows\system" en dit verwijderd. Doe het volgende om het virus te verwijderen: 1 Ga in Windows Verkenner naar Extra, Zoeken, Bestanden of mappen. |
Voeg benodigde grote bestanden (afbeeldingen, tekstdocumenten, ...) toe als attachment. Vermeld deze bijlagen in het mailbericht zelf. Soms geraken attachments immers verloren (of vergeet de afzender ze mee te sturen). De ontvanger kan dan checken of alle bijlagen goed zijn aangekomen en de afzender verwittigen indien er bestanden ontbreken. Korte tekstberichten, zoals de agenda van een vergadering, neem je best wel in het bericht zelf op.
Als je een bestand als bijlage meestuurt, zorg er dan voor dat de titel van dat bestand duidelijk is. Een bestandsnaam als 'masterproef_def' is voor jou misschien wel duidelijk, maar niet voor de bestemmeling. Vermeld evt. je naam, een datum (bij mogelijk verschillende versies) en andere woorden/formuleringen ter onderscheiding. Wees ervan bewust dat de ontvanger voor heel wat bestanden een programma nodig heeft om ze te kunnen openen en bekijken. Afbeeldingen en tekstdocumenten geven meestal weinig problemen, maar niet iedereen heeft een versie van Excel of Access geïnstalleerd.
Virussen worden meestal verspreid via attachments. Pas daarom op als je zelf een mail met bijlagen ontvangt. Open nooit een attachment van een mail waarvan je de afzender niet kent. Hetzelfde geldt voor berichten van personen die je wel kent, maar die je toch ongewoon vindt. Antwoord gewoon en vraag of die persoon de mail weldegelijk zelf heeft verstuurd en of het attachment wel te vertrouwen is.
E-mail is natuurlijk snel en gemakkelijk, maar soms kan je toch beter een docent of assistent opbellen of langsgaan op het spreekuur. In sommige gevallen ontaardt een simpel mailbericht vaak in eindeloos over en weer geë-mail, verspreid over verschillende dagen, en verliezen zowel jij als de ontvanger kostbare tijd.