Documentbeheer

Home › Documentbeheer ›

Documenten opslaan op netwerkschijven

Belangrijke documenten kan men best opslaan op een netwerkschijf en niet (alleen) op de harde schijf van de eigen pc. Van alle documenten op deze netwerkschijven wordt immers iedere avond een back-up gemaakt die door de centrale ICT-diensten in Heverlee (Ludit) een tijdje bewaard wordt. Bovendien kan u van op om het even welke pc met internetaansluiting deze documenten raadplegen. Zo kan u thuis of op een ander bureau steeds aan uw belangrijke bestanden.

Structuur van de netwerkschijven

Wanneer men inlogt op het ART domein krijgt men verschillende netwerkschijven toegekend.

U vindt deze via Windowsverkenner onder 'My Computer'.

De homeschijf (N-drive)

We hebben het liefst dat u deze regels volgt (u maakt de directory's best zelf aan). De opslagcapaciteit is maximum 15GB.

Verplicht N:\data Uw persoonlijke documenten
Verplicht N:\doctoraat Indien u aan een doctoraat bezig bent (handig voor ons bij restore vanuit een backup)
Aanbeveling N:\artikels Uw artikels
Optioneel N:\mail Enkel indien uw pc door meerdere mensen in gebruik is
Optioneel N:\bookmarks Uw favorieten (dit zal nog niet voor direct zijn)

De groepschijf (P-schijf)

Dit kan gebruikt worden voor secretariaten en projecten, elke departement heeft hier een eigen basismap. Projecten kunnen via de DIV opslagruimte reserveren.

De websiteschijf (R-schijf)

Hierin worden de websites geplaatst die door u kunnen aangepast worden. U hebt enkel rechten in die websites waar wij u rechten op geven.

Automatische back-up van netwerkschijven

Vaak bevatten onze pc's ontelbare bestanden die in het kader van ons onderwijs en onderzoek onmisbaar zijn. Toch kunnen deze documenten door een technisch probleem of een menselijke fout verloren gaan. Daarom is het uitermate belangrijk dat we regelmatig een back-up nemen van onze bestanden.

Omdat de meeste gebruikers dit wel eens vergeten, voorzien de centrale ICT-diensten in een automatische back-up van alle documenten op de netwerkschijven. Zorg er wel voor dat u zich voor uw persoonlijke bestanden houdt aan de voorgestelde mappenstructuur op de N-schijf (data, doctoraat, artikels, ...). Dit vergemakkelijkt het terugvinden van uw documenten wanneer er zich een probleem heeft voorgedaan.

Toegang tot de netwerkschijven vanop een pc buiten de faculteit

Wanneer men van buiten de faculteit Letteren verder wil werken aan bepaalde documenten, kan men via Samba (SIC server) connecteren op de hierboven beschreven netwerkschijven. Men kan dan bv. bestanden op de N-schijf downloaden, bewerken en terugplaatsen, zodat men er ook weer binnen de faculteit aan verder kan werken.

Hiervoor surft men naar de Samba startpagina en logt men vervolgens in.

Bij 'Username' vult u uw u-nummer in.

Het 'Password' dat gevraagd wordt is het paswoord om in te loggen op uw computer. NIET dat van Toledo, KULoket en mail

Let er wel op dat het 'Domein' op ART staat. U kan het domein kiezen via de lijstje dat verschijnt als u op het pijltje klikt.

Vervolgens klikt u op Login.

U krijgt nu (afhankelijk van uw rechten) de netwerkschijven te zien waartoe u rechten hebt.

De (persoonlijke) N-schijf is diegene met uw u-nummer in. In dit geval die met u0051114.

Klik op het icoon voor de naam van een netwerkschijf om af te dalen in de mappenstructuur. Door telkens op mappen te klikken krijgt u de onderliggende mappen en documenten te zien.

Bovenaan krijgt u nu het navigatiepad te zien van de map waarin u zich bevindt. In het voorbeeld links bevinden we ons in de map Blackboard. Deze map bevindt zich zelf in de map Toledo, die op zijn beurt in de map data op de N-schijf (home) staat.

Onder het navigatiepad staan enkele nuttige knoppen.

Met het groene pijltje kan u teruggaan naar de "root" van de netwerkschijf waarin u zich bevindt, dus terug naar de mappen data, doctoraat, artikels, enz.

Via het huisje (home) gaat u terug naar het overzicht van alle netwerkschijven.

Via de rode knop logt u uit en verlaat u Samba.

Wanneer u voldoende bent afgedaald in de mappenstructuur zult u uw documenten terugvinden. U kan een document selecteren door het vakje voor de bestandsnaam aan te vinken. Vervolgens kan u het documenten downloaden of verwijderen.

Wanneer u één of meerdere documenten en/of mappen hebt geselecteerd, kan u die via het rode kruisje verwijderen. Het programma zal u om een bevestiging vragen vooraleer de bestanden echt verwijderd worden.

U kan de geselecteerde bestanden ook downloaden naar de harde schijf van de pc waarop u werkt door te klikken op het icoontje met de map en het groene pijltje. Samba zal de documenten voor u in een zip-file downloaden (of in een andere gecomprimeerde vorm, via het drop-down menu). Klik hiervoor op het volgende scherm op de link 'Download these files'. Kies voor 'save' en sla de zip-file op. Vervolgens gaat u met windows verkenner naar de betreffende plaats op uw harde schijf en pakt u de bestanden uit (unzippen).

U kan ook nieuwe mappen aanmaken op uw netwerkschijf. Hiervoor typt u de naam van de nieuwe map naast 'New Folder' en klikt u vervolgens op het mappenicoontje rechts daarvan.

Tenslotte kan u ook bestanden die u thuis of elders bewerkt hebt terug op de netwerkschijf plaatsen. Ga via Samba naar de juiste plaats in uw mappenstructuur. Klik daarna onderaan op de browse-knop en selecteer het juiste bestand. Druk vervolgens op de knop links (mapje met groene pijl omhoog). Het bestand wordt nu gekopieerd naar de betreffende map.