E-mail

Home › E-mail ›

E-mailadres

Elk personeelslid en elke student wordt verzocht gebruik te maken van zijn of haar KULeuven-mailadres. Voor een student heeft dit adres de vorm van voornaam.familienaam@student.kuleuven.be, voor een personeelslid van de faculteit Letteren ziet het adres er alsvolgt uit: voornaam.familienaam@arts.kuleuven.be. Studenten krijgen een e-mailadres van zodra ze zich inschrijven in de Hallen.

E-mail raadplegen via een webclient

U kan als personeel K.U.Leuven uw mail vanop elke pc met internetaansluiting raadplegen via Outlook Web Access. Dit is de eenvoudigste manier, en u hebt er geen extra programma voor nodig. U surft gewoon naar http://owa.kuleuven.be/. Vervolgens logt u in met uw u-nummer en het bijbehorende paswoord.

Meer informatie over Web Access: https://www.kuleuven.be/groupware/#client

Studenten gebruiken webmail: https://owa.student.kuleuven.be/. Een handleiding van webmail vindt u op de website van LUDIT.

E-mail raadplegen via een mail client

Men kan ook e-mail raadplegen via een mail client, zoals Outlook. Meer informatie over de configuratie van de mail client vindt u op de website van LUDIT.

E-mail versturen naar meerdere bestemmelingen

Wie vaak mail moet versturen naar een bepaalde groep mensen (studenten of personeel) maakt best gebruik van mailinglijsten. Wanneer men een mail stuurt naar een bepaalde mailinglijst, wordt die mail automatisch naar alle leden van die lijst gestuurd, zonder dat men al die mailadressen moet intypen.

Mail versturen via een mailing lijst biedt:

  • bescherming van privacy;
  • kwaliteitsvolle aflevering;
  • correcte afhandeling van fouten (verkeerde adressen, mailbox vol, server down, etc.);
  • een automatisch archief;
  • controle op de return-flow (antwoorden op de boodschap).

De K.U.Leuven heeft een eigen mailing list server, die alle mailinglijsten beheert. Een lijst van de beschikbare mailinglists kan ook worden opgevraagd.

Er bestaan automatisch aangemaakte mailinglijsten waarmee men een groep studenten per opleiding, per te behalen diploma, per faculteit en per nationaliteit kan bereiken. Wanneer men regelmatig e-mails verzendt naar eenzelfde groep mensen, kan men ook zelf mailinglijsten aanvragen. Deze aanvraag dient altijd te gebeuren in overleg met Fred Truyen.

Men kan ook via Toledo mails versturen naar alle studenten in een bepaalde Toledocursus.

Wie op niet recurrente basis naar een groep mensen een mail wil verzenden, gaat best als volgt tewerk:

  • maak in het adresboek van je mail-programma een lijst aan met de gewenste bestemmelingen;
  • zet in het "To:"-veld je EIGEN email-adres;
  • zet de door jou gemaakte lijstnaam in het "Bcc:"-veld
    Dit is essentieel! Op die manier:
    • kunnen de bestemmelingen elkaars adressen niet zien (bescherming privacy)
    • is het niet mogelijk naar de hele lijst te replyen (en dat MOET echt vermeden worden!!!!!)
  • Vermijd vooral om attachments mee te sturen naar een grote lijst.
    • Probeer steeds de tekst in de mailboodschap zelf op te nemen;
    • Indien dit niet kan, zet de attachments in een ZIP bestand en hecht dit als attachment aan;
    • Stuur NOOIT .exe, .com, .bat, .vba of andere uitvoerbare bestanden mee
    • Scan elk word-document op virussen vooraleer je het verstuurt
    • Stuur nooit geheel onverwachte attachments, zeker niet naar een lijst.
      b.v. stuur geen PDF of Word-doc met je hele congresprogramma naar 500 "losse contacten of mogelijk geïnteresseerden".
      Zet gewoon je programma op een website en stuur een mail met een link daarnaar.

Meer gevorderde toepassingen

  • Je kan evt. in het To-veld je eigen e-mail-adres tussen "<>" zetten, met een naam voor de groep ervoor, b.v.:
    To: Werkgroep orde en netheid DIV <fred.truyen@arts.kuleuven.ac.be>
  • In principe kan je het "To:" veld ook gewoon weglaten; in dat geval zal de SMTP agent (b.v. sendmail) meestal het "To:"-veld vervangen door "Undisclosed-Recipients:;". Dit is echter geen "propere" manier van werken.

Functionele mail-adressen

Onderzoekseenheden en centra kunnen aan de DIV functionele email-adressen aanvragen (van het type info-mijnOE@arts.kuleuven.be). Die kunnen dan via de outlook web access geraadpleegd worden. Functionele mail-adressen hebben vele voordelen: meerdere en wisselende personeelsleden kunnen dergelijk adres opvolgen. Er is ook gene onnodige vermenging met persoonlijke emails, zodat vervangingen bij ziekte vlot kunnen geregeld worden. Voor een functioneel email-adres contacteert U de helpdesk Letteren.

Mailafhandeling bij uitdiensttreding

Sowieso is het aangewezen om naast uw professioneel email-adres ook één of meerdere privé-mailadressen te hanteren. Op die manier hou je privé en werk-emailverkeer beter gescheiden. Naast de email-adressen die door uw ISP worden voorzien, bestaan er een hele rits gratis accounts, die bovendien een groter volume toelaten dan wat de KULeuven kan bieden.

Bij uitdiensttreding is het dan ook aangewezen uw correspondenten tijdig te verwittigen dat ze U met een andere email-adres kunnen bereiken. De KULeuven kan een tijdje (zijnde 80 dagen na uitdiensttreding) inkomende mails voor uw oude KULeuven adres forwarden naar een ander adres. Het is nl. niet de bedoeling een mailbox aan de KULeuven te houden eenmaal uit dienst. De DIV helpt bij het ter beschikking stellen van uw mail-archief en de evt. migratie van adresboeken.

Spam vermijden en automatisch verwijderen

Spam is 'unsolicited bulk e-mail', dit wil zeggen e-mail die in grote hoeveelheden ongevraagd naar een grote groep bestemmelingen wordt verstuurd. In de meeste gevallen wordt op die manier ongevraagd reclame gemaakt voor allerlei produkten.

De afzenders van spam geraken op allerlei manieren aan ons e-mailadres. Wanneer we ons e-mailadres registreren op een website, dan bestaat de kans dat die organisatie het adres doorgeeft, of dat de databank van die website gekraakt wordt. Ook wanneer ons e-mailadres op een website getoond wordt (bv. departementale webpagina) bestaat de kans dat het adres in spam-databanken terecht komt. Gebruik daarom uw K.U.Leuven-mailadres enkel voor professionele doeleinden, en niet om allerlei privé-aankopen en reserveringen te doen. Antwoord ook nooit op een spam-mail, want zo bevestigt u dat uw adres nog bestaat, en wordt het probleem enkel groter.

De mailserver van de K.U.Leuven scant elke mail op bepaalde woorden en adressen en labelt mogelijke spam-berichten door er [SPAM?] in de onderwerpregel voor te zetten. Dankzij dit label kan men in Webmail of Outlook via filters deze berichten verplaatsen naar een spamfolder of automatisch verwijderen. Een handleiding voor het instellen van spamfilters via webmail kan u hier vinden (PDF-document).

Mail spoofing

Een recent maar zeer hinderlijk verschijnsel is mail spoofing, het fenomeen waarbij andere mensen uit onze naam mail (vaak spam of virussen) versturen. Het lijkt dus alsof wijzelf deze mails hebben vertuurd, terwijl dat niet het geval is. Wanneer virussen via mail spoofing worden verstuurd krijgen wij vaak een bericht van de mailserver van de bestemmeling met de boodschap dat we een besmette mail verstuurden.

Net zoals bij spam maakt mail spoofing gebruik van (vaak gekraakte) databanken met e-mailadressen. Spring daarom voorzichtig om met uw KUL-mailadres (zie spam). Antwoord ook nooit op berichten van mailservers. Dit zorgt enkel voor onnodig mailverkeer.

Meer informatie

Internet-beveiliging (Ludit)
Spam (Ludit)