Congresondersteuning

Algemeen
Voor het congres
Tijdens het congres

Algemeen

De dienst informatieverwerking van de faculteit Letteren geeft IT-ondersteuning voor congressen die doorgaan in de faculteitsgebouwen.  Doorheen de jaren hebben we know-how opgebouwd om deze congressen, klein of groot, een maximale IT-ondersteuning te kunnen geven.

Er zijn een paar standaard voorzieningen die we steeds zelf kunnen voorzien. Voor andere moet een aanvraag gedaan worden bij de centrale diensten.

Voor een congres, van welke grootte ook, is het belangrijk om ruim op voorhand onze dienst een seintje te geven.  Dit kan best in via mail. Een goede termijn hiervoor is 3 maand op voorhand (in de zomerperiode nog vroeger). Vermeld duidelijk de naam van het congres, het maximaal aantal bezoekers, het aantal sessies, de gevraagde locatie, en of u al dan niet een internetverbinding nodig hebt.  We zullen dan vragen voor een kleine samenkomst met de betrokken diensten.

Onze dienst kan volgende zaken regelen/ondersteunen/voorzien:


Voor het congres (ongeveer 2 maand op voorhand)

• Bij sommige congressen is een maillinglist nodig om de genodigden te briefen.
• Pc's/laptops moeten indien nodig voorzien worden. Men kan deze, in samenspraak en overleg met DIV, huren.
• Congresgangers moeten duidelijk gebriefd worden over de pc installatie (powerpoint).
• Indien er ook audio, video, dvd, cassette, minidisc, enz. nodig is, moet in samenspraak met de DIV ook de Dienst Media en Leren betrokken worden voor deze voorzieningen.
• Aan de hand van het aantal congresgangers moeten lokalen geboekt worden bij de lokaalreservatiedienst. Deze lokalen moeten in orde zijn wat betreft het didactisch materiaal. Hiervoor kan best een checkup gedaan worden met DIV, AIV en organisator.
• Indien met internetvoorzieningen wil, moet dit gemeld worden aan de DIV.
• Pcklassen kunnen eventueel gebruikt worden door congresgangers voor het checken van hun mail. Het tijdig reserveren van deze lokalen is aangeraden wegens lessen/cursussen.

Tijdens het congres

Indien er een pcuitrusting nodig is (laptops of vaste pc's) neemt de DIV steeds een jobstudent aan om dit te ondersteunen. De kosten van de jobstudent worden doorgerekend aan de organisator. Indien de organisator zelf een jobstudent heeft  moet deze wel voldoen aan de minimale pckennis eisen.

Wat de dienst doet:

• Algemene IT ondersteuning, dit wil zeggen problemen met materiaal, geplaatst door de DIV (pc's, laptops, LCD-beamer.

Wat de dienst niet doet:

• Lokaalreservatie Pc-verhuur, -betaling
• LCD- en AV-dienst materiaal (problem solving)
• Telefoonvoorzieningen